Szanowni druhny i druhowie,
Od 1 lutego 2026 r. zaczyna obowiązywać KSeF – Krajowy System e-Faktur. Nowe przepisy obejmują wszystkie podmioty posiadające NIP, a więc również Ochotnicze Straże Pożarne jako stowarzyszenia.
Każda jednostka OSP musi uzyskać dostęp do swojego konta w KSeF, ponieważ to właśnie tam będą trafiać faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów. Poniżej przedstawiam najważniejsze informacje w tym zakresie. Proszę o rzetelne potraktowanie tematu, by uniknać problemów w zakresie realizacji zakupów i płatności za nie.

Konto w KSeF istnieje już dla każdej OSP – nie trzeba go zakładać, ale trzeba uzyskać do niego dostęp. W tym celu OSP składa do Urzędu Skarbowego w Gorlicach druk ZAW-FA (NIP OSP) papierowo lub przez e-Urząd lub E-doręczenia. Druk ZAW-FA podpisany musi być zgodnie z reprezentacją w OSP - najczęściej jest to przez Prezesa i Skarbnika.

Formularz ten pozwala nadać konkretnej osobie fizycznej (np. Skarbnikowi, Prezesowi) uprawnienia do obsługi KSeF. Na druku ZAW-FA należy wskazać jedną osobę tzw. super administratora, który jako pierwszy w imieniu OSP wejdzie do KSeF. Taka osoba musi mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany, żeby uwierzytelnić się w KSef. Na druku ZAW-FA muszą być aktualne dane adresowe, wskazane adresy e-mail obowiązkowo oraz nr telefonu.

Po otrzymaniu powiadomienia na wskazane adresy e-mail o nadaniu uprawnień - administrator wskazany w druku ZAW-FA loguje się do MCU czyli Modułu Certyfikatów i Uprawnień na stronie ksef.podatki.gov.pl w kontekście OSP (podaje nr NIP OSP) i uwierzytelnia się swoimi danymi (nr PESEL) i podpisuje albo Profilem Zaufanym albo Podpisem kwalifikowanym.

Administrator (osoba z ZAW-FA) sprawdza czy ma widoczne uprawnienia (po lewej stronie czy jest 5 kafelków), jeśli są widoczne tylko trzy musi nadać sam sobie uprawnienia jako administratorowi. Wylogowuje się i ponownie loguje wtedy widoczne będą już uprawnienia. Administrator może nadać uprawnienia kolejnym osobom.

OSP działające w programie komercyjnym- administrator jeśli nie ma podpisu kwalifikowanego musi pobrać certyfikat typu I (uwierzytelnieni) z modułu MCU ze strony ksef.podatki.gov.pl

Proszę pamiętać, że system nie wysyła powiadomień o nowej fakturze – konto KSeF trzeba sprawdzać regularnie.

To bardzo ważne
Od lutego 2026 r. część faktur może być dostępna wyłącznie w KSeF. Brak dostępu do systemu może oznaczać, że jednostka OSP nie będzie wiedziała o wystawionej fakturze, co może prowadzić m.in. do opóźnień w płatnościach, naliczania odsetek i dodatkowych kosztów, problemów z rozliczeniami dotacji i zadań publicznych